NEN heeft vorig jaar NTA 8058 ‘Eisen aan de aanbestedingspraktijk van aanbestedende diensten en het uitvoeren van aanbestedingsaudits’ gepubliceerd. ProRail B.V. heeft nu als eerste aanbestedende organisatie in Nederland het ‘good procurement practice’ certificaat op basis van NTA 8058 verkregen. Hiermee toont ProRail aan dat haar aanbestedingspraktijk voldoet aan alle eisen van het Europese aanbestedingsrecht. NTA 8058 (Nederlands technische afspraak) ondersteunt aanbestedende diensten in de naleving van het aanbestedingsrecht en het eigen aanbestedingsbeleid. Met de vastgelegde afspraken wordt de verdere professionalisering van de aanbestedingspraktijk in Nederland bevorderd. In NTA 8058 staan eisen aan certificerende instellingen en daarvoor werkzame projectleiders die aanbestedingsaudits kunnen uitvoeren. NEN voert een register van instellingen en personen die een formele zelfverklaring hebben overlegd waaruit blijkt dat zij aan de in de NTA gestelde eisen voldoen. Daarnaast houdt NEN houdt ook een register bij van gecertificeerde aanbestedende diensten.

Maurice Essers en Jeroen Bergevoet van Loyens & Loeff hebben de aanbestedingspraktijk en het aanbestedingsbeleid van ProRail getoetst. Hieruit bleek dat ProRail haar inkooporganisatie professioneel georganiseerd heeft. De aanbestedingspraktijk en het aanbestedingsbeleid van ProRail zijn in overeenstemming met de Europese aanbestedingsvoorschriften.

Dieter van Delft, projectleider bij Prorail: “Het certificaat een stimulans tot verdere verbetering en professionalisering van het aanbestedingssysteem en past het in het streven van ProRail naar een hoge waardering van onze klanten”.

Good Procurement Practice Certificaat
Op 22 maart ging de drukbezochte 43e PIANOo-lunch over de NTA (Nederlandse Technische Afspraak) 8058. Achter deze bureaucratische aanduiding gaat een officiele norm voor aanbestedingsaudits schuil. Het is een eerste aanzet tot een formeel antwoord op de basisvraag van aanbesteden: ‘Hoe besteed je GOED aan?

Anouk Kaiser licht uitgebreid de achtergrond, het doel en de opzet van deze certificatiemogelijkheid toe. Zij was zelf direct betrokken bij het opstellen van de NTA en is nu eigenaar/directeur van een van de drie bevoegde instellingen voor een ‘NTA 8058′ certificering.

Een team van aanbestedingsexperts heeft zich twee jaar gebogen over de vraag hoe leg je in een certificatieschema vast wanneer je goed aanbesteedt. De nadruk ligt nu nog sterk op rechtmatig aanbesteden maar er is ook een aanzet gegeven voor doelmatig aanbesteden en maatschappelijk verantwoord aanbesteden. Dit is veel lastiger aan te tonen.

Inhoud certificaat
Als het aanbestedingssysteem van een aanbestedende dienst voldoet aan de eisen van de NTA 8058 dan kan een Good Procurement Practice Certificaat worden verkregen dat 3 jaar geldig is. Het beleid en de organisatie van aanbestedende diensten moet zo zijn ingericht dat er rechtmatig wordt aanbesteed en dat het eigen aanbestedingsbeleid wordt nageleefd. Daarnaast zijn de mate van integriteit, transparantie, sociaal aanbesteden, lastenverlichting voor leveranciers, toegang voor het midden- en kleinbedrijf en duurzaamheid belangrijke graadmeters bij het definiëren van een GOED aanbestedingssysteem. Voor deze onderwerpen kan een bijzondere vermelding worden verdiend.

Voordelen certificaat
Een aanbestedingsaudit geeft een actueel en objectief inzicht in de mate waarin de aanbestedende dienst rechtmatig aanbesteed en in hoeverre het eigen aanbestedingsbeleid wordt nageleefd. Onderdeel van een audit zijn verbeterpunten die verdere professionalisering van de inkoop kan stimuleren. Het behalen van een Good Procurement Practice Certificaat leidt tot een verlichting van de accountantscontrole en een betere reputatie.

Uitvoeren audit
In de NTA staan (strenge) eisen voor auditor en certificerende instelling. Op dit moment zijn er drie certificerende instellingen in Nederland zie en heeft één bedrijf zich al laten certificeren (ProRail)

NEN – NTA 8058
Een audit wordt meestal door een jurist en een auditor gezamenlijk uitgevoerd. Dit team bekijkt 10 tot 23 aanbestedingsdossiers, afhankelijk van de grootte van de aanbestedende dienst. De dossiers mogen niet ouder dan twee jaar zijn. Het auditteam legt het beleid en de inkooporganisatie op de snijtafel en beoordeelt de aanbestedingsplicht. Het gaat vooral om rechtmatigheid met al een eerste aanzet van doelmatig en maatschappelijk verantwoord aanbesteden in zoverre dit in het aanbestedingsbeleid staat.

Voor wie bestemd?
Een certificaat kan belangrijk zijn om aan bestuurders, opdrachtnemers, gemeenteraad of andere aanbestedende diensten te laten zien dat een aanbestedende dienst conform de NTA zijn aanbestedingspraktijk heeft georganiseerd.

Toekomst
De NTA is de eerste aanzet voor een normstellend Nederlands en mogelijk Europees kader waarmee een aanbestedende dienst kan aantonen goed aan te besteden. Er moet – ook voor de meeste bezoekers van de PIANOo-lunch – dan wel meer aandacht besteed worden aan doelmatigheid. Daarbij denkt men aan het uitvoeren van een marktanalyse en het vergelijken van de prijs met de ‘normale’ marktprijs