In “Is de euro een tijdbom in Aanbestedingsland?” gaf ik aan dat het in onzekere tijden aan te bevelen is om de wijze van risicodeling tussen aanbesteder en dienstverlener zo expliciet mogelijk te verwoorden. Hierdoor blijft het mogelijk om te focussen op kwaliteit.

Blijft de vraag prikken: ligt het voordeel van deze benaderingswijze niet onevenredig sterk bij de dienstverlener waardoor de aanbesteder uiteindelijk het haasje wordt??    

Essentieel in mijn visie is de combinatie van een prijsaanpassingsmethodiek met een ‘maximumclausule’ en een langdurige contractperiode bestaande uit een korte vaste periode en een lange optionele periode die opgesplitst is in een aantal korte deelperiodes. Hierbij betekent de ‘maximumclausule’ dat de prijs opwaarts of neerwaarts aangepast mag worden “tot ten hoogste het bedrag dat voortvloeit uit de prijsaanpassingsmethodiek”.  

Ga naar lees verder...

Nu doen zich de volgende situaties voor, afhankelijk van de ontwikkelingen enerzijds van de branche-relevante kosten en anderzijds van de marktverhoudingen:

• • de kosten stijgen of dalen en de marktverhoudingen –in de zin van een balanssituatie tussen vraag en aanbod- blijven onveranderd: de marktprijzen zullen stijgen of dalen conform de stijging of daling van de onderliggende kosten;
  • de kosten stijgen of dalen maar de vraag-/aanbodverhoudingen veranderen richting een overaanbod danwel een onderaanbod:
  - ingeval van overaanbod stijgen de marktprijzen minder snel dan de stijgende kosten resp. dalen de marktprijzen sneller dan de dalende kosten
  - ingeval van onderaanbod stijgen de marktprijzen sneller dan de stijgende kosten resp. dalen de marktprijzen minder snel dan de dalende kosten.

Bovenstaande veronderstelt een heldere blik bij aanbesteder resp. dienstverlener op de marktsituatie en de marktverhoudingen. Dit zal niet altijd het geval zijn en de vraag is dan: hoe te handelen?
Bij de beantwoording van deze vraag ga ik er vanuit  dat aanbesteder en dienstverlener over de volgende opties beschikken:
• aan de kant van aanbesteder: contract verlengen, ja of neen?
• aan de kant van dienstverlener: de prijs maximaal aanpassen, ja of neen?

Bij iedere aanpassing van de prijs door dienstverlener –binnen het kader van de overeengekomen prijsaanpassingsmethodiek- zal aanbesteder zich afvragen of de nieuwe prijs ‘marktconform’ is. Beoordeelt aanbesteder de nieuwe prijs als ‘marktconform’ dan is er voor hem geen aanleiding om de opzeggingsclausule tot leven te wekken.
Beoordeelt aanbesteder de nieuwe prijs als ‘niet geheel marktconform’, dan begint het te kriebelen: aanbesteder aanvaardt de prijsaanpassing maar begint tezelfdertijd een intensieve marktoriëntatie. Naarmate aanbesteder het gevoel of het onderbouwde inzicht krijgt dat de prijsaanpassingen gaandeweg niet meer marktconform zijn, zal hij het contract sneller niet verder verlengen.

Voor dienstverlener geldt dat hij de prijs –zowel opwaarts als neerwaarts kan aanpassen ‘tot een maximum van’.
Is de kostenstijging groter dan de maximaal toegestane prijsverhoging –doordat de prijsaanpassingsmethodiek kennelijk niet afdoende is-, dan wordt zijn marge verkleind.
Dienstverlener kan hierop reageren met een combinatie van vier manieren: (1) de margeverlaging accepteren; (2) de doelmatigheid van zijn procesuitvoering (trachten te) verhogen: (3) de kwaliteit van de procesuitvoering verlagen, of (4) de prijsaanpassingsmethodiek ter discussie stellen.
Een kostendaling die groter is dan de maximale overeengekomen prijsdaling vormt voor dienstverlener uiteraard geen probleem tenzij het allengs leidt tot gevoelens van chagrijn bij aanbesteder.

Conclusie

Wanneer aanbesteder en dienstverlener focussen op kwaliteit en een langdurige relatie, dan is het voor beiden van belang om maximaal mee te deinen met de ontwikkeling van de onderliggende kosten teneinde de bij aanvang van het contract overeengekomen marge van dienstverlener naar mogelijkheid te handhaven.
Blijkt er gaandeweg sprake te zijn van een imperfectie in de prijsaanpassingsmethodiek die door beide partijen erkend wordt, dan ligt een tussentijdse aanpassing van deze methodiek voor de hand.
Blijkt er sprake te zijn van ingrijpend veranderende marktverhoudingen –zoals de liberalisatie van de postmarkt en de toetreding van nieuwe dienstverleners met een afwijkende procesvoering en/of kostenstructuur- dan leidt een rigide toepassing van de overeengekomen prijsaanpassingsmethodiek tot een prijsontwikkeling die niet meer marktconform is en daardoor tot een verstoring van de verhoudingen tussen aanbesteder en dienstverlener. Hetgeen de beoogde langdurigheid van de relatie zeker zal ondermijnen.

Het is dus met name bij veranderende vraag-/aanbodverhoudingen in de markt dat aanbesteder en dienstverlener hun knopen moeten tellen!

John Tabbers