AANBESTEDINGSMAKELAAR.NL

De specificatiefuik is een denkmodel waarmee het voor interne opdrachtgevers en inkopers inzichtelijk wordt op welke manier een bepaalde behoefte het beste gespecificeerd kan worden in samenhang met de wijze van marktbenadering en de selectie- en gunningcriteria die gehanteerd kunnen worden. Tevens  kan in combinatie met een portfolioanalyse (Kraljic) met dit model op eenvoudige wijze richting en onderbouwing worden gegeven aan tactische inkoopbeslissingen.
Een belangrijk aandachtspunt is dat vooral de functionele- en resultaatspecificatie een hoge mate van afstemming in de gehele interne keten vereisen. Verder zijn de beschreven specificatievormen niet uitputtend of uniek. Hybride vormen komen veel voor, zoals de functionele specificatie met technische randvoorwaarden ten aanzien van bijvoorbeeld afmetingen of gewicht, of de technische specificatie waarin voor onderdelen bepaalde merken/types worden voorgeschreven, vaak terwille van de uniformiteit en de onderhoudbaarheid van de gehele installatie.

Het model wordt van rechts naar links besproken, van de meest concrete specificatievorm naar de meest abstracte.

Modelspecificatie
Kenmerken:
- Beschrijft merk en type van het gewenste produkt
Voordelen:
- Zeer concreet
- Zeer beperkte inspanning nodig voor specificatie
- Je weet precies wat je krijgt
Beperkingen:
- Je weet wel precies wat je krijgt maar niet of het de beste oplossing is
- Ernstige belemmering concurrentiemogelijkheden
- Daarom is in veel gevallen toepassing op grond van de aanbestedingsregels niet toegestaan
Toepassing:
- Zoveel mogelijk te beperken zowel in frequentie als in omvang
- Soms noodzakelijk, met name wanneer kritische koppelvlakken onevenredige kosten veroorzaken, bijvoorbeeld bij reservedelen van industriële installaties
Opmerking:
- Voorkomen aan de voorkant is beter dan achteraf repareren, probeer zo mogelijk aan te besteden op grond van integrale kostprijs, inclusief onderhoud en verbruiks- slijtage- en reservedelen.
 
Technische specificatie
Kenmerken:
- Een technische beschrijving van het gewenste produkt
Voordelen:
- Je kan precies bepalen wat je krijgt
Beperkingen:
- Opdrachtgever heeft uitgebreide technische kennis nodig
- Mogelijk niet het optimale produkt voor de gewenste toepassing
- Als het produkt functioneel niet voldoet ligt het risico bij de opdrachtgever
- Mogelijk kostbaar als de specificatie geen oplossingen met handelsgebruikelijke processen of materialen toelaat
- Intensieve controle en technische kennis noodzakelijk om te toetsen of het produkt aan de specificatie voldoet
- Mogelijk belemmering concurrentiemogelijkheden wanneer merkspecifieke eigenschappen beschreven worden
Toepassing:
- In de bouw, in de vorm van een bestek die dan vaak een combinatie is van specificatie en offerteaanvraag
- In technische omgevingen met veel kritische koppelvlakken/randvoorwaarden, bijvoorbeeld industriële procesinstallaties

Functionele specificatie
Kenmerken:
- Een beschrijving van wat het gewenste produkt moet kunnen
Voordelen:
- Marktwerking en stand der techniek kan benut worden om optimaal in de behoefte te voorzien
- Alleen specifieke kennis van de gewenste functionaliteit vereist
Beperkingen:
- Onzekerheid over de oplossingen die de markt zal bieden
- In de beoordeling moeten appels met peren vergeleken worden
- Opdrachtgever moet daarom niet alleen duidelijk voor ogen hebben wat de gewenste functionaliteit is, maar ook hoe die per geboden oplossing vastgesteld en beoordeeld wordt
Toepassing:
- Vooral in de (facilitaire) dienstverlening
- Ook wel in de infra, nu ook in de bouw: "innovatief aanbesteden"
Opmerking:
- In aanloopfase en uitvoering meestal intensieve afstemming en belegleiding nodig, daarom vooral geschikt voor grootschalige en bedrijfskritische trajecten

Resultaat- of outputspecificatie
Kenmerken:
- Een beschrijving van het gewenste resultaat
Voordelen:
- Marktwerking en stand der techniek kan benut worden om optimaal in de behoefte voorzien
- Alleen specifieke kennis van het gewenste resultaat vereist
- Beoordeling per definitie op intergrale kostprijs
Beperkingen:
- Onzekerheid over de oplossingen die de markt zal bieden
- In de beoordeling moeten appels met peren vergeleken worden
- Opdrachtgever moet duidelijk voor ogen hebben wat het gewenste resultaat is, en hoe dat per geboden oplossing gemeten en beoordeeld wordt
- Niet geschikt bij in tijd veranderende behoefte omdat de integrale kostprijs daardoor onzeker wordt
Toepassing:
- Al decennia toegepast in de private sector bij grootschalige technische projecten (EP(I)C(O); Engineering, Procurement, Installation, Commissioning, Operation)
- Maakt nu ook opgang in infra en bouw en (facilitaire) dienstverlening: "innovatief aanbesteden", meestal in combinatie met private financiering (PPS, DBFMO; Design, Build, Finance, Maintain, Operate)
Opmerking:
- In aanloopfase en uitvoering meestal intensieve afstemming en begeleiding nodig, daarom vooral geschikt voor grootschalige en bedrijfskritische trajecten

Auteursrechten voorbehouden Wicher E.A. Sieders 2010