512x bekeken

Deel II: Hoe moet het dan wel

Alle betaaltermijn verlengen? Of juist alle kleine leveranciers sneller betalen? Contracten ontbinden? Inkooptrajecten stopzetten of juist alle doorlooptijden verlengen? Onzin! Inkoop in crisistijd is maatwerk en vraagt om dialoog en nuance. En dat is niet anders voor private dan publieke partijen.

Jordie van Berkel-Schoonen

Hhoe moet het dan wel? Juist nu is het belangrijk dat een professionele inkoopafdeling zijn strategische waarde laat zien en u als directie of bestuurder hierbij ondersteund wordt. Maar ook hier is het een feit dat lang niet alle organisaties hierover beschikken. Dat maakt het geheel niet beter. Een inkoopafdeling zou voor u als directie of bestuurder minimaal de volgende drie vragen moeten beantwoorden samen met de belangrijkste stakeholders (zowel leveranciers als intern):

  1. Waar komt onze operationele continuïteit van de meest kritische / vitale organisatie functies mogelijk in het geding?
  2. Waar kunnen we risico's voor onze organisatie beperken cq reduceren?
  3. Hoe geven we in deze crisistijd invulling aan onze positie als professioneel opdrachtgever?

Allereerst gaat het nu om de primaire taak van inkoop en dat is borgen van operationele continuïteit van je eigen organisatie. Maar dat betekent niet dat dit het handelen rechtvaardigt wat grote organisaties nu massaal laten zien! Wat het borgen van operationele continuïteit daadwerkelijk betekent zal voor iedere organisatie en productgroep anders zijn. Met een gezonde dosis realisme over de ernst van de crisis, maar dat staat buiten kijf. Breng dus in beeld welke leveranciers kritische / vitale dienstverlening bieden en breng in kaart hoe het met die leveranciers gesteld is. Wat hebben ze nodig? Dat is een forse klus (dat is dan even niet anders), waar een gedifferentieerd beeld uit komt. Als u het geluk heeft dat er een professionelere inkoopfunctie aanwezig is waar portfolio- of spendanalyses voorhanden zijn, dan zet u die nu in voor een krachtige en snelle analyse. Doe dit alles vooral niet eenzijdig, maar pak de telefoon, bel de belangrijkste budgethouders en leveranciers en vraag simpelweg hoe het gaat en wat het meest aandacht nodig heeft. Bespreek de urgentie van de situatie en werk eventuele oplossingen uit nauw samen met de belangrijkste stakeholders: dat zal leiden tot betere, creatievere oplossingen die wel op draagvlak kunnen rekenen.

Tweede vraag die ik klanten voor leg is wat u kunt doen om risico's te beperken. Denk bijvoorbeeld aan het risico dat een vitale leverancier failliet gaat of dat voor een kritische aanbesteding er geen inschrijvingen binnen komen. U kunt dan denken aan acties als ondersteuning bieden in liquiditeit door sneller te betalen of extra opdrachten uitzetten of in het tweede geval de termijnen van een aanbesteding verlengen of de uitvraag versimpelen. Zeker publieke aanbestedingen zijn geregeld (onnodig) complex en veel werk voor inschrijvers. In een crisistijd kunt u zich te complexe uitvragen simpelweg niet langer permitteren. U bent ook hier echt in regie om te handelen. In sommige gevallen kan het slim zijn werk naar voren te halen, denk hierbij aan onderhoud in uw kantoren. Maar ook dit alles is maatwerk, waar u niet in door hoeft te schieten. U hoeft echt niet opeens alle kleinere leveranciers sneller te gaan betalen. De meeste halen al opgelucht adem als ze weten dat u hun contracten respecteert en dat u op de reguliere betaaltermijn blijft betalen: een klein telefoontje doet wonderen in crisistijd. Of u maakt de afspraak dat het werk op een later moment uitgevoerd kan worden. Nog een tip is dat publieke organisaties juist nu er goed aan doen om hun inkoopafdeling tijdelijk te versterken met private inkopers: deze zijn gewend om sneller en daadkrachtiger te handelen en dat is wat u nodig heeft. De boodschap richting uw organisatie en richting uw leveranciers is ook hier: zorg voor maatwerk. En maatwerk kunt u alleen leveren, als u de specifieke context en inhoud afdoende doorgrond en doorleefd hebt.

En ten derde laat ik klanten juist nu nadenken over hun positie als professioneel opdrachtgever. En daarmee komen we bij de kern van de titel van deze blog: Hart of Hard voor leveranciers? Hoe vinden wij dat we ons juist nu moeten opstellen in de markt? De paniekreacties die we massaal zien optreden, verdienen zeker geen goedkeuring. Dat heb ik al afdoende onderbouwd. Beste bestuurders en directeuren van Nederland, ik doe echt een beroep op u om juist nu Hart voor uw leveranciers te hebben. U heeft daarmee ook Hart voor uw eigen organisatie. Probeer contactbreuk en niet nakomen van verplichtingen te voorkomen en communiceer dit ook actief naar uw leveranciers. Besef dat u als opdrachtgever aan zet bent en besef u dat u meer middelen in handen heeft dan dat u in eerste instantie bedacht had.

Deze drie -ogenschijnlijk simpele- vragen, evenals de genuanceerde antwoorden hierop, zijn tot de dag van vandaag bij een heel groot aantal opdrachtgevers met veel inkoopvolume ver te zoeken. Dit komt vooral doordat te veel bestuurders en directies, maar ook inkoopafdelingen onbewust onbekwaam blijken. Ik hoop dat deze blog daar een positieve impuls aan geeft, zodat we met elkaar de meest positieve impact kunnen maken die ten tijde van deze crisis mogelijk is.

Samenvattend:

  1. Onderdruk paniekreacties, respecteer contracten, kom verplichtingen na en communiceer actief met uw leveranciers.
  2. Ga aan de slag met de drie strategische vragen samen met uw stakeholders.
  3. Ben creatief en gedifferentieerd in de oplossingen, dit is maatwerk, kondig géén algemene maatregelen af.
  4. Ga nu in gesprek met uw leveranciers, werk samen en ontsluit juist nu innovatie.
  5. Als u zich in crisis als partner opstelt, dan zult u hier in veelvoud voor beloond worden.

Gelukkig zijn er ook goede voorbeelden, dus ik besef me terdege dat het beeld dat ik schets eenzijdig is. Ik schrijf daar graag een tweede artikel over waarin ik een aantal partijen in het zonnetje zal zetten. Daarvoor ontvang ik graag inspiratie van u allen, want mijn rijtje is vandaag nog te kort om een artikel mee te vullen.

Jordie

Jordie van Berkel-Schoonen

F-Fort : Verandermanagement | Inkoop | Facilitair | Auteur | Ondernemer | Spreker

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/jo...

Afbeelding: Pixabay